Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy potwierdzający otrzymanie od klienta zaliczki, przedpłaty lub zadatku na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi. Wystawia się go w sytuacji, gdy klient płaci część kwoty przed realizacją zamówienia. Z tego powodu faktura zaliczkowa jest też określana jako dokument zaliczkowy lub „faktura na zaliczkę”.

Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa jest wymagana, gdy sprzedawca otrzyma całość lub część zapłaty przed sprzedażą. Dotyczy to zwłaszcza branż, gdzie standardem jest pobieranie przedpłat, np. usługi, szkolenia, rezerwacje, produkcja na zamówienie.

Fakturę zaliczkową trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczka wpłynęła na konto.

Faktura częściowa a zaliczkowa — czym się różnią?

W praktyce pojęcia te bywają mylone, ale nie są tym samym:

• Faktura zaliczkowa – dokumentująca otrzymanie przedpłaty, zanim wykonano usługę lub wydano towar.
• Faktura częściowa – dokumentuje część wykonanej usługi lub dostawy, czyli powstaje po częściowej realizacji zamówienia, a nie po samej wpłacie.

Faktura pro forma zaliczkowa — co warto wiedzieć?

Faktura pro forma zaliczkowa nie jest dokumentem księgowym. To jedynie informacja handlowa, np. prośba o wpłatę. Nie księguje się jej i nie rozlicza podatkowo. Dopiero faktyczne otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek wystawienia właściwej faktury zaliczkowej.

Faktura rozliczająca fakturę zaliczkową

Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru przedsiębiorca musi wystawić dokument końcowy – fakturę rozliczającą fakturę zaliczkową. Uwzględnia ona:

• pełną wartość zamówienia,
• odjęcie wcześniej pobranych zaliczek (netto i VAT),
• końcową kwotę do zapłaty (jeżeli jeszcze występuje).

W przypadku wielu zaliczek można wystawiać kolejne faktury zaliczkowe, a na końcu jedną rozliczającą całość.

Anulowanie faktury zaliczkowej

Możliwe jest anulowanie faktury zaliczkowej, ale wyłącznie wtedy, gdy:

1. zaliczka nie została faktycznie wpłacona,
2. faktura nie trafiła do obrotu prawnego (np. nie została wysłana klientowi).

W przeciwnym razie konieczna jest faktura korygująca, zwłaszcza gdy zaliczka została zwrócona.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

• datę wystawienia i numer,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• informację o kwocie otrzymanej zaliczki,
• opis towaru lub usługi,
• stawkę i wartości VAT (gdy przedsiębiorca jest vatowcem),
• łączną wartość zaliczek otrzymanych dotychczas (jeśli to nie pierwsza przedpłata).

Kiedy faktura na zaliczkę nie jest wymagana?

Wyjątki obejmują m.in. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz sprzedaż zwolnioną z VAT – wtedy zasady zależą od konkretnego rodzaju transakcji.